Hoe GIS het beheer van het schoolpatrimonium transformeert

Een nieuwe kaart voor onderwijs

In de wereld van onderwijspatrimonium beheer is stille revolutie aan de gang, één die de manier waarop we over schoolgebouwen en –terreinen denken fundamenteel verandert. De afdeling Infrastructuur van de Centrale diensten van het Gemeenschapsonderwijs, met professionals zoals Annick en Geraldine, is pionier in deze beweging. Met 800 domeinen en 4000 gebouwen onder haar hoede, heeft de afdeling een monumentale taak: het beheren en optimaliseren van het scholenpatrimonium. 

De tocht startte onder omstandigheden die velen binnen alle sectoren herkennen: beleidsinformatie was versnipperd of niet bestaande, en het visualiseren van domeinen op kaarten was een handmatige en tijdrovende klus. De introductie van een Facility Management Informatie Systeem (FMIS) om het patrimonium in kaart te brengen samen met het opmeten van de gebouwen was een eerste stap. FMIS heeft echter beperkte mogelijkheden voor het visueel weergeven van informatie en is minder geschikt voor het koppelen van interne en externe data. Toen ze dus stuitten op de grenzen van FMIS, werd snel de stap naar ArcGIS Online gezet, met als GIS-expert, Geraldine.

Hiermee konden ze de inzichten van hun patrimonium verrijken en visualiseren op manieren die voorheen ondenkbaar waren. Een groot pluspunt van ArcGIS Onlineis dat er geen IT-infrastructuur nodig is om aan de slag te gaan. Door direct apps en kaarten te kunnen publiceren werd het doorheen de organisatie ook snel geadopteerd.

De vruchten van deze transformatie zijn duidelijk, het GO! GIS Portaal. Twee atlassen, één thematische atlas voor terrein en gebouwen en één voor het onderwijsaanbod (aantal leerlingen, studierichtingen en meer). Beide atlassen worden gevuld met interne en externe gegevens en kaarten. Verschillende dashboards die helpen bij het monitoren van prestatie-indicatoren zoals energieverbruik, zijn slechts het topje van de ijsberg.
StoryMaps voor documentatie en handleidingen bieden een interactieve manier om informatie te verstrekken en nog verschillende andere oplossingen. De voornaamste databron blijft FMIS, maar een continue export naar ArcGIS zorgt voor actuele en gelaagde gegevens.

Maar deze tools zijn meer dan alleen mooie kaarten; ze zijn essentiële onderdelen van besluitvormingsprocessen. Zo wordt de data bijvoorbeeld gebruikt om te kijken waar er nieuwe schoolgebouwen moeten komen, het verminderen van ongebruikte oppervlakte en de algemene staat van de gebouwen verhogen. Er zijn specifieke kaarten per domein waar beslissingen rond het domein zoals gebouwen afschaffen, bijbouwen of centraliseren zichtbaar worden gemaakt. Deze worden geïntegreerd in ArcGIS voor het beleid op hoger niveau. Hier kunnen ze alle aspecten van een domein gecentraliseerd terugvinden in één systeem. Hoewel de toegang tot deze data momenteel beperkt is tot degenen binnen de infrastructuurafdeling alsook enkele andere collega’s (landmeter, EPC-deskundige), zijn er plannen om te upgraden naar een Enterprise-systeem om meer stakeholders te betrekken.

Natuurlijk, geen enkele implementatie komt zonder uitdagingen. De schaalbaarheid en het beheer van GIS-data zijn punten van aandacht. Het inventariseren is laagdrempelig, maar goed beheer en opvolging zijn evengoed belangrijk. Bijvoorbeeld na het inventariseren van ketels in de scholen, is het nog zoeken naar de optimale manier om deze data te beheren en hier een onderhoudsplanning aan te koppelen.

Wat brengt de toekomst? Er is een wens om zoveel mogelijk data samen te brengen en ArcGIS centraal te stellen in het datamanagement. Dit betekent werken aan de integratie met verschillende systemen en het verfijnen van processen voor een naadloze gebruikerservaring. Dit betekent ook het upgraden naar ArcGIS Enterprise om het gebruikersbeheer te verbeteren en meer mensen betrekken met verschillende rollen.

De aanpak van het Gemeenschapsonderwijs demonstreert een diep begrip van hoe technologie kan leiden tot betere besluitvorming en efficiënter beheer. In een sector waar de middelen soms beperkt zijn, biedt GIS een weg voorwaarts — niet alleen voor het Gemeenschapsonderwijs maar voor onderwijsinstellingen overal. Het is een les in innovatie en aanpassingsvermogen die anderen kunnen volgen. Het potentieel van GIS in het onderwijs is zo duidelijk als de kaarten die nu een essentieel onderdeel vormen van het beheer van scholengroepen.

Wie zijn Annick Claes en Geraldine Eggermont?

Annick en Geraldine werken binnen de centrale diensten bij de afdeling Infrastructuur. Ze werken in een team dat verantwoordelijk is voor Facility Management Informatie Systemen Applicatie (FMIS), ArcGIS Applicatie en Databeheer en Rapportage rond het patrimonium. Annick is de verantwoordelijke binnen dit team en zorgt deze systemen inhoudelijk op elkaar worden afgestemd. Geraldine zit als GIS-analyst aan de technische kant, waar ze haar ruime kennis van ArcGIS dagelijks inzet.